사회 초년생을 위한 회사 비즈니스 메일 쓰는 방법과 예시 A to Z

안녕하세요 효니톰입니다.

회사에서 이메일을 처음 보내본다면 감이 안잡힐텐데요, 바로 제가 처음에 그랬습니다😥

 

예시를 보면 원래 이렇게까지 격식을 차리면서 쓰는건가? 이런 생각도 했습니다.

(처음엔 격식을 차리다가 차차 사람에 따라 유도리 있게 쓰면 될 듯합니다.)

 

메일을 몇번 주고받다보면 저절로 배우게 되며, 예시를 보고 응용하는게 가장 편할 것 같습니다.

업무 메일은 간결히, 명확히 쓰는 것이 가장 중요합니다.

아래에서 순서대로 설명해드리겠습니다.

 

 

받는 사람

수신자: 행위 대상자 (답장을 받아야하는 대표적인 사람)

참조: 프로젝트에 관련된 사람들 (내 업무를 파악해야 하는 상사 등)

숨은 참조: 참조와 비슷하지만 수신자에게 참조를 숨기고 싶을 때 사용

 

제목

- 대괄호를 이용해 소속을 밝힙니다.

회사 내부에서 보내는 메일이라면 팀과 이름을 밝힙니다.

ex) [기획팀] 이효니톰: ~~

외부 회사에 보내는 메일이라면 회사명을 밝힙니다.

ex) [효니톰회사]

 

또한 소속보다 용건이 더 중요한 경우 용건을 쓰는 경우도 있습니다.

이건 편한대로 하셔도 될 듯 합니다.

ex) [효니톰프로젝트], [요청], [문의사항], [필독], [효니톰 보도자료] 등등

 

- 전체 메일 내용을 함축할 수 있도록 주 목적을 써야합니다.

제목을 함축해 작성하며, 회사에 따라 ~건, ~의 건 등을 끝에 붙일 때도 있습니다.

개인적으로는 '~의 건' 말투는 너무 격식을 차리거나 올드한 느낌이라고 생각합니다.

'~건' 정도로 붙이면 무난하고, 격식을 차려야하는 메일이 아니라면 안붙여도 상관없다고 생각합니다.

ex) 신규 기획서 전달, 연말정산 서류 송부 건 등

 

 

인사말

- 인사와 소속을 밝히며 시작합니다.

인사와 받는 분, 내가 누구인지를 밝힙니다.

회신을 주고받더라도 부산스러울 수는 있지만 항상 써주는 것이 좋습니다.

ex) 안녕하세요 제리회사 제리 과장님

효니톰회사 이효니톰입니다.

 

 

본론

- 시작은 목적을 간결하게 쓰도록합니다.

제목에 썼던 주제와 같은 맥락으로 쓰면 됩니다.

예를 들어 기획서가 완성되어 전달드리는 메일이라면 아래와 같이 씁니다.

ex) 현재 작업중인 효니톰 프로젝트 작업을 완료하여 파일 전달드립니다.

요청 사항이라면

ex) ~~문서의 디자인 수정 요청을 위해 메일 드립니다.

 

- 전달 내용은 단순하게 양식을 만들어 정리합니다.

메일의 목적, 요청사항, 요청기한 등등 전달해야 할 항목들은 길게 문장으로 쓰기보다는

항목별로 구분해 작성하는 것이 가독성이 좋습니다.

ex 1) 전달항목

1) 첨부파일: 기획서 (워드파일 (혹은 url))

2) 기타: 작업시 참고 부탁드립니다.

- 전달할 url 등 간단한 리스트 형식 (리스트가 많다면 파일로 만들어 첨부)

 

ex 2) 요청사항: ~~

요청기한: 03/16 (화) 오전 11시 등등

 

 

마무리

- 상대방이 해야할 행동을 정리합니다.

그래서 결국 상대방에게 원하는 것이 뭔지를 한문장 정도로 정리합니다.

ex) 다른 부분 먼저 개발 진행 부탁드립니다., 완료 가능한 일정을 말씀해주시면 확정하겠습니다.

 

 

- 끝인사는 감사합니다.

가장 중요한 것은 마지막에 꼭 감사합니다를 적고 소속을 다시 밝힙니다. (국룰)

ex) 작업 중 문의사항 발생 시 언제든 말씀해주세요. (필요하다면 쓰면 좋습니다.)

감사합니다.

효니톰 드림

 

- 서명을 추가합니다.

수신자가 편하게 연락할 수 있도록 이메일 하단에 연락처가 적힌 서명을 넣는 것이 비즈니스 메일 매너 중 하나입니다.

공통 양식으로 있는 회사도 있지만 없다면 참고해주세요.

 

ex) (주) 효니톰회사

기획팀  |  효니톰 사원

 

서울 회사 주소 (우편번호)

회사 홈페이지 링크

TEL: 회사 번호

Mobile: 휴대폰 번호

 

 

 

체크할 것!

1. 오타, 첨부파일 누락됐나 꼼꼼히 확인

간혹 제목을 안적거나 첨부파일이 누락될 수 있습니다.

첨부파일 업로드 > 제목 > 내용 > 수신자 순서로 쓴다면 더 좋습니다.

 

2. 회신 기한이 있다면 메일 제목 끝에 추가

중요한 메일이라면 메일 제목 끝에 회신받아야 하는 날짜를 써주면 눈에 띄어 좋습니다.

 

3. 중요한 내용에는 볼드나 색깔 처리

메일의 가독성이 좋게 하기 위해서 중요한 부분에는 표시를 해주면 좋습니다.

 

* 답장을 보낼 때는

보내주신 메일 이상없이 수신하였습니다. 등의 문구로 시작하면 무난해요.

 

 

 

이렇게 비즈니스 메일 쓰는 법에 대해 알아봤습니다.

회사마다 조금씩 다를 수 있지만 이 정도의 공통된 양식을 가지고 작성한다면 좋을 것 같습니다.

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