직장인 효율적인 문서, 폴더 정리 팁 (네이밍규칙/버전관리/파일분류 등 꿀팁 방출)

안녕하세요 효니톰입니다!

오늘은 회사 컴퓨터의 문서, 폴더 정리 팁에 대해 소개해드리겠습니다.

 

방청소를 제대로 하지 않으면 물건을 찾기가 어렵습니다.

 

마찬가지로 업무를 하다보면 문서가 많아지는데, 제대로 정리하지 않는다면

찾는 시간이 오래걸리거나 최종본을 찾기 힘든 경우가 있습니다.

따라서 폴더 정리는 정말 중요합니다.

 

 

[바탕화면]

바탕화면은 여백의 미가 중요합니다.

바탕화면에 아이콘을 너무 많이 빼놓으면 컴퓨터 부팅 속도도, 업무의욕도 떨어집니다.

 

저같은 경우는 바탕화면을 잘 활용하지 않는데요,

필요하다면 중요한 파일만 한줄로 꺼내놓고 자주쓰는 폴더는 작업 표시줄에 추가하는 것이 좋습니다.

 

폴더를 영역별로 묶어주는 바탕화면 정리 프로그램을 활용해도 좋습니다.

추천 프로그램: Nimi places

Download Nimi Places

스마트폰 어플처럼 폴더 안에 아이콘을 넣어 깔끔하게 정리할 수 있습니다.

 

 

[폴더 정리]

본격적으로 폴더 정리를 해보겠습니다. 폴더는 단순하게 만드는 것이 좋습니다.

나만의 규칙을 만들어도 좋지만 공통적으로는 크게 분류를 해줍니다.

 

최상위 폴더는 프로젝트 별로 나눠주는데, 업무 외 폴더도 필요합니다.

저는 제가 보기에 편하면 된다고 생각해 전문적이게 폴더명을 지정하지는 않았습니다.

 

하지만 폴더명 앞에 넘버링을 해서 중요한 순서대로 정렬시키는 것은 중요한 것 같습니다.

예를 들어 자주 사용하는 폴더는 앞에 001, 002 등을 붙여 최상위에 정렬되도록 하고

덜 중요한 폴더는 999를 붙여 맨 끝에 정렬시킵니다.

 

사람마다, 프로젝트 종류마다 다를 수 있는데, 주기적 작성해야하는 보고서 등의 문서는 폴더를 기간별로 생성합니다.

EX) 2021-02, 2021-03 등

 

 

임시폴더는 삭제 주기를 정해야합니다.

나중에 한꺼번에 삭제한다면 지워도되는지 백업은 했는지 헷갈리니 주기적으로 파일 정리의 날을 정하면 좋습니다.

종료된 파일, 중복되는 파일, 불필요한 파일 등은 이 날 한꺼번에 정리하도록 합니다.

 

 

개인 업무외 폴더가 필요한 이유!

개인적으로 정리한 문서, 프로젝트 외적으로 지시받은 업무, 연말정산 서류 등

업무 외적으로도 생기는 문서가 많기 때문에 섞이지 않기 위해서는 개인 폴더도 꼭 필요합니다.

 

효니톰 폴더 정리 예시

저도 완벽하지는 않지만 감이 안오신다면 따라해보세요.

00 메인 프로젝트 - 지금 가장 메인으로 진행하는 프로젝트 관련 문서

01 프로젝트 1 - 해당 프로젝트 관련 문서

02 프로젝트 2 - 상동

.

.

04 회사 공용 - 회사소개서, IR자료, 성과/목표, 로고/폰트, 보도자료, 사업자등록증/통장사본

05 개인 - 위에 말한 내용 관련 문서

06 직원 관련 서류 - 휴가신청서, 재직증명서, 사직서 등

07 대표님 요청 - 직결로 받은 업무 관련 문서 (전직원 경력 리스트업, 직원 연말정산 서류 취합본 등)

 

 

[네이밍 규칙]

협업하며 공유되는 파일은 원본 명칭을 따라야하며, 그게 아니라면 이 방법을 활용해보세요.

제가 사용하는 방법인데, 순서는 보기 편하도록 바꾸어도 됩니다.

 

업무 구분_프로젝트명_문서명_버전_날짜_작성자

EX) SB_효니톰프로젝트_My page_v0.1_210315_효니톰

 

* 여기서 SB는 Story Board의 약자입니다.

* 버전 관리의 경우 저희 회사는 v0.1로 시작해 마이너하게 수정할 때는 v0.2, v0.3으로 올라가며,

  최종 확정이 되면 v1.0, v1.1 등으로 올라갑니다.

 

꿀팁! (최종, 진짜 최종, 완전 마지막 최종은 그만)

저같은 경우는 여러번의 수정을 거친 문서의 최종 버전을 찾기가 어렵기 때문에

최신 문서만 제외하고 나머지는 old 폴더에 넣어놓습니다.

최신 버전만 밖에 빼놓고 나머지는 모두 old에 있습니다.

 

 

 

오늘은 이렇게 폴더 정리에 대해 알려드렸습니다.

 

폴더는 깔끔하고 단순한 것이 가장 중요합니다.

미니멀라이프라는 말도 있듯이 필요한 최소한의 문서만 잘 보이도록 정리하면 문서를 찾느라 헤멜 일이 없습니다.

 

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